Tài liệu Tin học văn phòng - Phần 3: Excel

TIN HỌC VĂN PHÒNG PHẦN 3: EXCEL 1 NỘI DUNG: MICROSOFT EXCEL  1. TỔNG QUAN VỀ MS.EXCEL  2. BẢNG BIỂU TRONG EXCEL  3. HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL 2 1 BÀI 1 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL 3 I. Giới thiệu  Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng  Đặc điểm: + Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. + Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như: tính lương, thống kê + Khi có thay đổi dữ lịêu, bảng tính sẽ tự động tính toán lại theo số liệu mới. 4 2 II. Khởi động MS.EXCEL  Cách 1: Nhấp chuột vào Start→Programs →Microsoft Excel  Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Excel trên thanh Micosoft Office Shortcut Bar (Trên góc trên bên phải màn hình )  Hay Double Click chuột vào biểu tượng trên màn hình desktop 5 II. Thoát khỏi Microsoft Excel  Cách 1: Nhấp chuột vào nút (close) ở góc trên bên phải  Cách 2: Nhấp Menu File → Exit  Cách 3: Control box → Close  Cách 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 6 3 III. Màn hình làm việc của MS. Excel 1 2 3 4 8 5 6 7 11 12 10 9 7 III. Màn hình làm việc của MS. Excel  1) Thanh tiêu đề (Title): Khi khởi động có sẵn là Microsoft Excel Book1. Khi ta lưu tài liệu thành một tập tin thì thanh này sẽ mang tên tập tin .  2) Thanh thực đơn (Menu): Cho phép truy cập toàn bộ các lệnh và các thiết lập trong Excel .  3) Thanh tiêu chuẩn (Standard): Cung cấp các lệnh và các thủ tục thường dùng nhất.  4) Thanh định dạng (Formatting): Cho phép định dạng nhanh một số thao tác nào đó. 8 4 III. Màn hình làm việc của MS. Excel  5) Thanh công thức (Formula): Hiển thị địa chỉ và dữ liệu hoặc công thức của một ô kích hoạt nào đó.  6) Ký hiệu cột (Columns): A B C D  7) Ký hiệu dòng (Rows): 1 2 3 4  8) Thanh cuộc dọc (Horizontal Scroll bar): cho phép cuộn lên phía trên hay xuống phía dưới màn hình .  9) Thanh cuộc ngang (Vertical Scroll bar): cho phép cuộn qua trái hay qua phải màn hình. 9 III. Màn hình làm việc của MS. Excel  10) Thanh trạng thái (Status): Cho phép hiển thị một số trạng thái đặc biệt.  11) Ô kích hoạt (Active cell): là ô giao giữa dòng và cột . Ở góc dưới bên phải của ô kích hoạt gọi là Auto Fillhandle .  12) Vùng các bảng tính (Sheet): quản lýcác bảng tính trong tập tin. 10 5 IV. Tập tin (WORK BOOK)  1. Khái Niệm Work book là vùng làm việc của Excel được thiết kế để có thể chứa một hoặc nhiều tập hợp các bảng tính (sheet), có tối đa là 255 sheet trong 1 work book 11 IV. Tập tin (WORK BOOK)  2. Các thao tác cơ bản trên tập tin: + Mở work book đã có sẵn trên đĩa: File/Open + Mở mới work book : File/New + Lưu trữ work book : File/Save + Đóng work book : File/Close (Các thao tác trên thực hiện giống như trong Microsoft Word) 12 6 V. Bảng tính (SHEET)  1. Khái niệm: Sheet là đối tượng làm việc trực tiếp và luôn luôn thuộc 1 work book nào đó . Bảng tính là tập hợp các dòng và cột + Cột: có tối đa là 256 cột và được đánh thứ thự là A,B,C, + Dòng: có tối đa là 65.536 dòng và được đánh thứ thự là 1,2,3, 13 V. Bảng tính (SHEET) 2 . Các thao tác trên bảng tính (sheet)  a) Chọn sheet: ta nhấp chuột vào sheet cần chọn. Ta có thể nhấp chuột trên các nút để di chuyển qua lại giữa các sheet .  b) Đổi tên sheet: - Nhấp chuột phải vào sheet → chọn Rename - Nhập tên mới → Enter 14 7 V. Bảng tính (SHEET) 2 . Các thao tác trên bảng tính (sheet)  c) Chèn thêm sheet mới: Nhấp chuột phải vào sheet → chọn Insert → chọn Worksheet → OK . lúc đó sheet mới sẽ nằm bên trái sheet được chọn. 15 V. Bảng tính (SHEET) 2 . Các thao tác trên bảng tính (sheet)  d) Xoá sheet : Nhấp chuột phải vào sheet → chọn “Delete” → OK  e) Di chuyển sheet: Ấn giữ chuột kéo sheet đi đến vị trí mong muốn 16 8 VI. Địa chỉ 1. Khái niệm  Địa chỉ là giao của dòng và cột (cột ghi trước và dòng ghi sau. VD: B4 nghĩa là giao của cột B và dòng thứ 4  Địa chỉ ô: là địa chỉ của 1 ô. VD: B4 địa chỉ ô B4  Địa chỉ khối ô: chỉ địa chỉ của một khối các ô liên tiếp nhau. VD: B4 : B14 chỉ một khối các ô từ ô B4 đến ô B14 17 VI. Địa chỉ 2. Các kiểu địa chỉ  a) Địa chỉ tương đối * Cú pháp: ; VD: A3 , B4 - Tính chất: thay đổi tương đối trong sao chép công thức  b) Địa chỉ cố định * Cú pháp: ;VD: $A$3,$B$4 -Tính chất: cố định trong sao chép công thức 18 9 VI. Địa chỉ 2. Các kiểu địa chỉ  c) Địa chỉ hỗn hợp: là hỗn hợp địa chỉ tương đối và địa chỉ cố định * Cú pháp: , VD: $A3 , B$4 19 VI. Địa chỉ 2. Các kiểu địa chỉ  Chú ý: - Nguyên tắc sao chép công thức: sao chép từ trên xuống thì tăng địa chỉ dòng lên 1 đơn vị, cột giữ nguyên; sao chép từ trái qua phải thì tăng cột lên 1 đơn vị, dòng giữ nguyên. - Ta dùng phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa các kiểu địa chỉ. 20 10 VII. Di chuyển trên bảng tính  Enter: Chuyển xuống một ô bảng tính  Shift+Enter: Chuyển lên một ô bảng tính  Tab: Chuyển sang phải một ô bảng tín  Shift+Tab: Chuyển sang trái một ô bảng tính  Home: Chuyển tới cột A của dòng hiện tại  Page Up: Chuyển lên một trang màn hình  Page Down: Chuyển xuống một trang màn hình 21 VII. Di chuyển trên bảng tính  Alt+Page Up:Chuyển sang trái một trang màn hình  Alt+Page Down: Chuyển sang phải một trang màn hình  Ctrl+Home: Chuyển tới ô bảng tính có địa chỉ A1  Ctrl+End: Chuyển tới ô bảng tính có địa chỉ tại dòng và cột cuối cùng 22 11 VIII. Các kiểu dữ liệu 1. Kiểu Văn Bản (Text)  Khi nhập văn bản vào phải bắt đầu bằng các ký tự từ A → Z. Dữ liệu trong 1 ô dài tối đa không quá 255 ký tự .  Khi nhập Excel sẽ canh trái, nếu ô kế bên không có dữ liệu thì khi nhập văn bản sẽ tràn qua kế đó, còn nếu các ô kế có dữ liệu thì việc hiển thị sẽ bị che khuất đi 1 phần . 23 VIII. Các kiểu dữ liệu 2. Kiểu Số (Number)  Khi nhập vào phải bắt đầu bằng các số từ 0 → 9. Khi nhập Excel sẽ canh bên phải.  Chú ý: Trong Excel thông thường ta dùng dấu “.” là dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân . Tuy nhiên ta có thể thay đổi lại hệ thống dấu này bằng cách thay đổi trong Control Pannel. 24 12 VIII. Các kiểu dữ liệu 2. Kiểu Số (Number)  Chú ý: Để nhập số ở dạng chuỗi ta nhập dấu nháy đơn „ trước, sau đó mới nhập số Vd: „1234: kết quả chuỗi số 1234 25 VIII. Các kiểu dữ liệu 3. Kiểu Ngày Giờ (Date)  Khi nhập dữ liệu kiểu ngày giờ phải phụ thuộc vào sự qui định của Control Panel. Ta dùng dấu “/” để phân cách ngày tháng năm.  Ví dụ : 26 13 VIII. Các kiểu dữ liệu 3. Kiểu Ngày Giờ (Date)  Chú ý: Để định dạng kiểu ngày, giờ theo dạng Việt Nam DD/MM/YYYY thì vào Control Panel để định dạng lại như sau :  Nhấp chuột vào Start/Settings/Control Panel →chọn Regional and Language → Customize → chọn thẻ Date trong khung “Short date format” nhập vào: DD/MM/YYYY , chọn “Apply” → “OK” 27 IX. Công thức 1. Cách nhập công thức  Ta nhập dấu “=” sau đó là công thức.  Dữ liệu kiểu chuỗi khi đưa vào công thức phải được bao bởi cặp dấu ngoặc kép “ ”  Ví dụ: =(A2+B2)*10 28 14 IX. Công thức 2. Các Toán Tử  a) Các phép toán số học: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) - Độ ưu tiên: ^, *,/,+,- , tuy nhiên có thể sử dụng dấu ( ) để thay đổi trật tự ưu tiên của các phép toán (các phép toán trong dấu ( ) sẽ được thực hiện trước).  Vd : =3^2 → 9 ; =A5*7 29 IX. Công thức 2. Các Toán Tử  b) Các phép toán so sánh : > , >= , (khác) Vd: a<>b ( a khác b)  c) Toán tử ghép chuỗi : “&” Vd: “Nguyễn Văn” & “A” → “Nguyễn Văn A” 30 15 IX. Công thức 3. Sao chép công thức  Sao chép công thức là trỏ chuột tại Auto Fillhandle của ô chứa công thức (khi trỏ chuột xuất hiện dấu “+” ) nhấn và kéo xuống hay qua phải cho những ô cần chép công thức . 31 BÀI 2 BẢNG BIỂU TRONG EXCEL 32 16 I. Các thao tác trên ô bảng tính (CELL) 1. Chọn ô hoặc khối ô:  Chọn ô ta nhấp chuột tại ô muốn chọn  Chọn nhiều ô ta nhấp chuột tại ô đầu tiên sau đó quét chuột đến ô cuối cùng. 2. Chọn một hoặc nhiều cột:  Chọn một cột: ta nhấp chuột vào ký hiệu cột: A,B,C .  Chọn nhiều cột liên tiếp: nhấp chuột tại ký hiệu cột đầu tiên sau đó quét chuột đến ký hiệu cột cuối cùng. 33 I. Các thao tác trên ô bảng tính (CELL) 3. Chọn một hoặc nhiều dòng:  Chọn một dòng ta nhấp chuột vào ký hiệu dòng: 1,2,3 .  Chọn nhiều dòng liên tiếp: ta nhấp chuột tại ký hiệu dòng đầu tiên sau đó quét chuột đến ký hiệu dòng cuối cùng 4. Chọn toàn bộ bảng tính :  Cách 1 : Nhấp tổ hợp phím Ctrl+A .  Cách 2 : Nhấp chuột vào ô giao của thanh ký hiệu cột và thanh ký hiệu dòng 34 17 II. Các thao tác cơ bản về khối 1. Di chuyển dữ liệu (cut – paste):  Cách 1: Chọn ô hoặc khối ô cần di chuyển → trỏ chuột lên khối ô ấn giữ chuột kéo đi.  Cách 2: Chọn ô hoặc khối ô cần di chuyển, vào Edit → Cut sau đó nhấn Edit → Paste  Cách 3: Click chuột phải chọn Cut hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+X sau đó nhấn Ctrl+V 35 II. Các thao tác cơ bản về khối 2. Sao chép dữ liệu (copy – paste):  Cách 1: Chọn ô hoặc khối ô cần copy → Ấn giữ Ctrl đồng thời kéo ô hoặc khối ô đi.  Cách 2: Chọn ô hoặc khối ô cần copy, vào Edit → Copy sau đó nhấn Edit → Paste  Cách 3: Click chuột phải chọn Copy hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+C sau đó nhấn Ctrl+V 36 18 II. Các thao tác cơ bản về khối 3. Sửa đổi dữ liệu:  Nhấp đúp chuột tại vị trí muốn sửa đổi hoặc nhấp chuột tại vị trí muốn sửa đổi trên thanh công thức hoặc nhấn phím F2 vào ô cần sửa đổi sau đó thực hiện việc sửa đổi. 4. Phục hồi dữ liệu trước đó (Undo)  Nhấp chuột vào biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím “Ctrl+z” 37 II. Các thao tác cơ bản về khối 5. Phục hồi dữ liệu sau đó (Redo)  Khi bạn đã phục hồi lại dữ liệu đến khi nào đó bạn lại quyết định không phục hồi lại dữ liệu thì ta thực hiện lệnh “Redo” bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng 6. Đặt tên cho khối  Quét khối nội dung cần đặt tên →Vào Insert/Name/Define → Khung Name in workbook: nhập tên cho khối → “OK” 38 19 III. Các thao tác về hàng và cột 1. Thay đổi chiều rộng của cột và hàng  a) Thay đổi chiều rộng của cột Trỏ chuột vào viền bên phải của ký hiệu cột khi đó con trỏ chuột biến thành hình mũi tên 2 chiều ta thực hiện 1 trong các cách sau đây: + Kéo về bên trái: để giảm chiều rộng cột + Kéo về bên phải: để nới chiều rộng cột  b) Thay đổi chiều rộng của dòng : tương tự cột 39 III. Các thao tác về hàng và cột 2. Chèn thêm một dòng mới  Cách 1: Nhấp phải chuột lên ký hiệu dòng chọn Insert. Lúc đó dòng mới chèn vào sẽ nằm bên trên dòng được chọn.  Cách 2: vào Insert chọn Rows 3. Chèn thêm một cột mới  Cách 1: Nhấp phải chuột lên ký hiệu cột chọn Insert lúc đó cột mới chèn vào sẽ nằm bên trên cột được chọn.  Cách 2: vào Insert chọn Columns 40 20