Tài liệu hướng dẫn nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý nhà trường smas 2.0

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI CHI NHÁNH VIETTEL TP. HỒ CHÍ MINH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG SMAS 2.0 TP.HỒ CHÍ MINH THÁNG 10 NĂM 2011 Giới Thiệu Phần mềm quản lý nhà trường: là phần mềm hỗ trợ các nhà trường phổ thông các công tác quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh. Hỗ trợ quá trình công tác giảng dạy của giáo viên, Hệ thống là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý học sinh, giáo viên ở các nhà trường. Phần mềm quản lý nhà trường: hỗ trợ các Phòng GD&ĐT quận/huyện trong công tác thống kê báo cáo từ các trường trực thuộc. Trong nội dung tài liệu này: sẽ hướng dẫn Thầy/Cô thao tác các bước để thực hiện việc nhập (Import) dữ liệu khởi tạo vào phần mềm quản lý để đưa vào ứng dụng, phần này của nhân viên công nghệ thông tin của trường. Thứ tự các bước và mẫu import: Khởi tạo dữ liệu ban đầu Import danh sách giáo viên: 1 file excel Import danh sách lớp học: 1 file excel Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy: 1 file excel Import danh sách học sinh: Mỗi khối 1 file Excell Phân quyền & Tạo user cấp trường. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN Bước 1: Khởi tạo dữ liệu ban đầu: Đăng nhập hệ thống: Thầy cô có thể truy cập vào địa chỉ: Tiến hành đăng nhập với tài khoản trường được cung cấp.(Phòng/viettel cung cấp cho nhà trường) Đổi Mật khẩu Bước này nhằm giúp tài khoản được bảo mật và mật khẩu theo ý muốn của người dùng, dễ nhớ. Chúng ta vào menu: “Hệ thống » Thông tin cá nhân” qua khung “ Đổi mật khẩu” Mật khẩu hiện tại: là mật khẩu mặc định hệ thống cấp Mật khẩu mới: là mật khẩu người dùng tùy chọn. Xác nhận mật khẩu mới: đánh lại mật khẩu mới một lần nữa, sau đó bấm nút “ Lưu” Cập nhật thông tin nhà trường Chúng ta chọn menu: “Hệ thống » Thông tin nhà trường” Đây là thông tin của trường, đối với trường có nhiều cấp học như có cấp 1, cấp 2 thì ở mục Cấp học phải check vào hai ô tương ứng cấp 1, cấp 2. Ở ô Tên viết tắt: là tên tiếp đầu ngữ cho tài khoản giáo viên sau này, chúng ta điền theo quy tắc như sau: Nếu trường là tiểu học thì viết tắt th_ têntrường. ( đánh không dấu) Nếu trường là trung học cơ sở thì viết tắt thcs_têntrường. ( đánh không dấu) Nếu trường là trung học phổ thông viết tắt thpt_ têntrường. ( đánh không dấu) Những ô có dấu “ * ” màu đỏ là bắt buộc phải nhập, các ô còn lại không bắt buộc. Tạo thời gian năm học Sau khi đăng nhập thành công, ta bước vào khai báo thời gian năm học: Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu đầu năm » Thiết lập thời gian năm học Thiết lập thông tin thời gian năm học cho trường ví dụ với năm học 2011-2012 như sau: Thời gian học kỳ 1: Từ ngày “15/08/2011” Đến ngày “30/12/2011” Thời gian học kỳ 2: Từ ngày “02/01/2012” Đến ngày “25/05/2012” Sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu lại hệ thống. Tạo loại công việc: Trước khi thực hiện “import giáo viên” yêu cầu phải tạo tất cả các loại công việc và tổ bộ môn như sau: Vào menu “Danh mục » Loại công việc” để tạo loại công việc Thêm các chức danh – nhiệm vụ của giáo viên, cán bộ - công nhân viên (CBCNV): Ví dụ loại công việc là “Giáo viên”, nhấn nút “Lưu”, nhấn nút “Đóng” để hoàn tất. Tạo tổ bộ môn Vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu đầu năm » Khai báo tổ bộ môn” Chúng ta click vào nút “Thêm mới”, nhập Tên tổ bộ môn và nhấn nút “Lưu”. Sau khi thêm thành công thì làm tương tự cho các tổ bộ môn khác của trường. Bước 2: Import danh sách giáo viên Sau khi hoàn tất việc khởi tạo dữ liệu ban đầu chúng ta sẽ tiến hành thực hiện import dữ liệu giáo viên. Hệ thống » Import dữ liệu » Import giáo viên Chúng ta phải tải file excel mẫu của hệ thống về máy tính và thực hiện cập nhật thông tin vào file excel này để import dữ liệu lên hệ thống. Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin vào file excel hãy chọn file excel chứa nội dung danh sách giáo viên đã cập nhật và nhấn nút “Import” để đẩy dữ liệu lên hệ thống. Chúng ta hãy đợi cho đến khi hệ thống thông báo import dữ liệu xong. Nếu file excel bị lỗi, hệ thống sẽ cảnh báo. Ghi chú các lỗi lại, và chúng ta chỉnh sửa lỗi trên file excel và tiến hành Import lại. Bước 3: Import lớp học Chúng ta vào menu “Hệ thống » Import dữ liệu » Import lớp học” Bấm vào dòng chữ “ Download file excel mẫu” để tải file về: Tải file về quý Thầy/Cô làm theo file mẫu, sau khi làm xong ta vào chọn nút “duyệt ” chọn đường dẫn đến file Excell đã làm xong và nhấn nút “Import”. Sau đó đợi cho đến khi hệ thống import dữ liệu xong. Bước 4: Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy Trước tiên chúng ta phải khai báo các môn học cho trường, bằng cách vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu đầu năm » Khai báo môn học” Trong phần này chúng ta khai báo tất cả các môn học cho trường, môn nào là môn tình điểm hay nhận xét, “loại môn” là bắt buộc hay tự chọn, và hệ số của từng môn, sau đó chọn vào ô “chọn môn” rồi “ Lưu ” lại. Tiếp theo chúng ta vào menu: Hệ thống » Import dữ liệu » Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy Nhấn vào dòng chữ “ Mẫu import môn học cho lớp và phân công giảng dạy” để tải file mẫu về, sau khi tải về Thầy/ Cô khai báo theo mẫu. Khai báo xong quý thầy/cô lưu lại rồi vào lại hệ thống bấm nút “ Duyệt” chọn tới file đã làm rồi bấm váo nút “ import” để đưa dữ liệu lên hệ thống. Bước 5: Import danh sách học sinh Chúng ta vào menu: “Hệ thống » Import dữ liệu » Import thông tin học sinh” Bấm vào “ Download file excel mẫu” Tải file mẫu về quý Thầy/Cô cập nhật thông tin học sinh vào file theo đúng mẫu trên. Chú ý: mỗi khối thì làm 1 file excel, ví dụ học sinh khối 6 làm 1 file, học sinh khôi 7 làm 1file, tương tự làm khối 8, khối 9. Sau khi làm xong chúng ta đưa dữ liệu lên hệ thống: Chọn khối học và chọn từng file excel tương ứng với mỗi khối. Sau đó nhấn nút “Import” và đợi cho đến khi hệ thống import xong. Làm tương tự cho các khối còn lại. Bước 6: PHÂN QUYỀN – TẠO TÀI KHOẢN CHO GIÁO VIÊN 6.1 Phân Quyền nhóm người sử dụng: Mục đích là áp các quyền sử dụng cho nhiều đối tượng có quyền giống nhau. Ví dụ: tạo nhóm “Giáo viên” với quyền “quản lý học sinh” thì tất cả các giáo viên trong trường chỉ có quyền “quản lý học sinh” mà thôi. Chúng ta vào menu: Hệ thống » Quản lý người dùng » Nhóm người sử dụng Chọn nút “ Thêm mới”, đặt tên nhóm cần tạo theo nhu cầu của từng trường như nhóm Ban giám hiệu, Giáo viên, Hành chính …rồi bấm vào “Lưu” lại. Phân quyền cho nhóm đã tạo: Đối với mỗi nhóm người dùng thì có những quyền khác nhau, chúng ta chọn vào dấu “+” để sổ ra các chức năng chi tiết, chúng ta chọn chức năng phù hợp cho nhóm rời bấm “Lưu” lại. Tương tự chúng ta phân quyền cho các nhóm khác xong thì chúng ta bước vào tạo tài khoản cho giáo viên. 6.2 Tạo tài khoản cho giáo viên: Mỗi giáo viên, cán bộ công nhân viên đều được tạo một tài khoản để quản lý mỗi công việc của mình và báo cáo lên cấp trên bằng tài khoản này. Hệ thống » Quản lý người dùng » Người dùng cấp trường Bấm “ Thêm mới” đánh vào tên tài khoản mà mình cần tạo. Ví dụ: Họ Tên “Chu Thiết Thực” thì tên tài khoản mình đánh vào là “thucct” khi đó tên đăng nhập của tài khoản này là “thcs_viettel_thucct” mật khẩu mặc định của hệ thống. Khi tạo xong tất cả các tài khoản quý Thầy/Cô bấm “ Lưu” lại. Sau khi làm xong, xuất ra File Excel và in ra cấp cho giáo viên. Bước 7: Kiểm tra dữ liệu đã import. Sau mỗi lần thực hiện import dữ liệu xong, Chúng ta cần phải thực hiện kiểm tra dữ liệu đã import. Xem các thông tin import vào hệ thống có khớp với dữ liệu thực tế hay không. Nếu phát hiện có bất cứ sai sót gì thì cần phải rà soát lại dữ liệu ở file excel, chỉnh sửa thông tin cho đúng và thực hiện lại thao tác vừa import. Trường hợp không giải quyết được thì phải thông báo với nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để có phương án xử lý. Kiểm tra danh sách giáo viên Chúng ta vào menu “Quản lý cán bộ » Quản lý thông tin hồ sơ » Hồ sơ cán bộ” Sau khi cấp tài khoản, giáo viên, cán bộ công nhân viên vào tài khoản để xem và cập nhật thông tin của mình cho chính xác. Chúng ta bấm vào nút “Tìm kiếm”, kết quả hiển thị danh sách giáo viên ở bảng “Danh sách cán bộ”. Ngoài ra, tài khoản cao nhất của trường có thể thêm mới, chỉnh sửa hay xóa danh sách cán bộ. Kiểm tra danh sách lớp học Chúng ta vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu đầu năm » Khai báo lớp học” Kiểm tra danh sách học sinh Chúng ta vào menu “Quản lý học sinh » Hồ sơ học sinh » Cập nhật hồ sơ học sinh” Chúng ta có thể tìm kiếm danh sách học sinh theo nhiều tiêu chí như danh sách học sinh toàn trường hay theo Khối, Lớp học, Giới tính … và bấm “ Tìm kiếm” kết quả hiện thị ở khung bên dưới 7.4 Kiểm tra môn học cho lớp Chúng ta vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu đầu năm » Khai báo môn học cho lớp” Cần kiểm tra môn học cho lớp nào thì chỉ cần chọn khối và chọn lớp đó hệ thống sẽ hiện thị các môn lớp đó học, ngoài ra chúng ta có thể sửa các thông tin trên đó. Một số lưu ý: - Tất cả font chữ trong các file mẫu dùng để Import đều phải sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode. Trong trường hợp trường đã có sẵn dữ liệu tuy nhiên chưa đúng bộ mã Unicode thì có thể sử dụng phần mềm Unikey 4.0 RC2 để đổi, như sau: Cài phần mềm Unikey 4.0 RC2 ( có thể download từ Internet) và kích hoạt chạy chương trình. Copy đoạn văn bản cần chuyển mã Nhấn tổ hợp phím: Ctrl-Shift-F6, hệ thống sẽ hiển thị công cụ chuyển mã của Unikey 4 Chọn bộ mã nguồn cần chuyển & mã đích (luôn chọn Unicode) Chọn “Chuyển mã clipboard” Bấm vào “Chuyển mã”. Phần văn bản đã copy sẽ được chuyển sang Unicode & có thể paste vào biểu mẫu Tổng đài hỗ trợ: Website hỗ trợ Hotline: (08)62600100 Chuyên viên hỗ trợ quận 3: VŨ VĂN CAO Điện thoại liên hệ: 0977 253 708 CHÚC QUÝ THẦY/CÔ THÀNH CÔNG --- HẾT ---