Đề tài Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Nguyễn Ngọc Đường

Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nguyễn Ngọc Đường Trường T’H Nguyễn Đình Chiểu , Kbang Nội dung Một số khái niệm Nhập nội dung và hiệu chỉnh Nhập văn bản Chèn ký tự đặc biệt Chế độ viết tự động (AutoText, AutoCorrect) Định dạng văn bản Định dạng trang Định dạng đoạn Định dạng Tab Định dạng số thứ tự , ký tự đặc biệt Định dạng cột 11/10/2022 2 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nội dung Làm việc với bảng Chèn các đối tượng đồ họa Chèn tiêu đề Chèn mục lục cho tài liệu In văn bản 11/10/2022 3 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Một số khái niệm Trang văn bản (page): như một trang văn bản khi in ra giấy ( kích cỡ giấy , lề trái , lề phải , lề trên , lề dưới ) Dòng (line): chứa các từ trên một dòng văn bản Đoạn (paragraph): một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bằng phím Enter Đối tượng : các phần tử không phải là chữ ( hình ảnh , hình vẽ , bảng tính , âm thanh , phim ...) 11/10/2022 4 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nhập văn bản Văn bản được nhập vào tại vị trí con trỏ Word tự động xuống dòng khi gặp lề phải Nhấn Enter kết thúc một đoạn (paragraph), bắt đầu đoạn mới Nhấn Shift+Enter để xuống dòng nhưng không chuyển sang đoạn mới Một số phím thường dùng trong soạn thảo Delete : Xoá kí tự ngay sau con trỏ Backspace :Xoá kí tự đứng ngay trước con trỏ Insert : Chuyển đổi giữa 2 chế độ chèn và đè 11/10/2022 5 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nhập văn bản Các phím dùng để di chuyển con trỏ  : Sang trái , phải một ký tự  : Lên xuống một dòng Ctrl +  : Sang phải một từ Ctrl +  : Sang trái một từ Ctrl +  : Lên một đoạn Ctrl +  : Xuống một đoạn Home : Về đầu dòng con trỏ đang đứng End : Về cuối dòng con trỏ đang đứng Ctrl + Home : Về đầu tài liệu Ctrl + End : Về cuối tài liệu Page Up : Lên một trang màn hình Page Down : Xuống một trang màn hình 11/10/2022 6 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Chèn ký hiệu đặc biệt (Symbol) Ví dụ  ,  ,  ,  ,  ,  ,  ,  ,  , Chọn Insert  Symbol để mở hộp thoại Symbol Các Symbol được xem như các ký tự bình thường 11/10/2022 7 Kỹ thuật soạn thảo văn bản AutoText Lưu khối văn bản , hình ảnh , biểu bảng sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệu Các bước tạo AutoText Nhập nội dung văn bản , hình ảnh , bảng biểu Chọn khối văn bản vừa tạo Chọn menu Insert  AutoText  New . Xuất hiện hộp thoại để chỉ ra tên đại diện Chèn AutoText vào tài liệu Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Nhập tên đại diện , nhấn phím F3 Xoá một Autotext hiện có trong Word Chọn Insert -> AutoText -> AutoText Trên hộp thoại , chọn tên đại diện sau đó chọn Delete 11/10/2022 8 Kỹ thuật soạn thảo văn bản AutoCorrect AutoCorrect cho phép lưu một khối văn bản sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệu Các bước tạo AutoCorrect Chọn khối văn bản Chọn menu Tool  AutoCorrect Optoions  AutoCorrect Nhập từ đại diện vào hộp Replace, sau đó chọn Add để thêm AutoCorrect vào danh sách Lưu ý Phải chọn mục Replace text as you Type để kích hoạt chế độ AutoCorrect Sử dụng AutoCorrect : gõ từ đại diện sau đó nhấn phím Space) sẽ xuất hiện đoạn văn bản thay thế Ví dụ "GV" và nhấn phím Space chữ " Giáo Viên " sẽ thay thế chữ GV Nếu bạn không muốn thay thế thì nhấn tổ hợp phím CTRL + Z Xóa AutoCorrect Chọn menu Tool  AutoCorrect Trong hộp thoại , chọn AutoCorrect trong danh sách , chọn Delete 11/10/2022 9 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng trang Kích thước lề Hướng giấy Lề trái Lề phải Lề trên Lề dưới Kích thước các lề của trang Hướng giấy thẳng đứng Hướng giấy nằm ngang 11/10/2022 10 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Hộp thoại Page Setup File Page Setup Kích thước lề Hướng giấy 11/10/2022 11 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng đoạn Căn lề đoạn (Alignment): trái (Left), phải (Right), giữa (Center), thẳng 2 bên (Justify) Vị trí lề đoạn văn so với lề trang (Indentation Left & Right) Định dạng dòng đầu tiên (Indentation) Khoảng cách giữa các đoạn (Spacing After & Before) Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn (Line spacing) 11/10/2022 12 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Sử dụng hộp thoại Paragraph Căn lề Vị trí lề trái, phải Khoảng cách đến đoạn văn trước, sau Định dạng dòng đầu tiên Khoảng cách giữa các dòng 11/10/2022 13 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng Căn lề giữa Căn lề trái Căn lề phải Căn thẳng 2 lề Giảm lề một khoảng nhất định Tăng lề một khoảng nhất định 11/10/2022 14 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Sử dụng thước ngang Lề trái trang Vị trí lề dòng đầu tiên Vị trí lề trái của đoạn văn Vị trí lề phải của đoạn văn Lề phải trang Vị trí lề từ hàng thứ hai trở đi 11/10/2022 15 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng Tabs Tab là một thuộc tính của đoạn văn bản Đặt tab là tạo ra một điểm dừng tại một vị trí xác định theo phương ngang Khi nhấn phím TAB, con trỏ văn bản sẽ chuyển đến điểm đặt tab gần nhất bên phải Khoảng cách mặc định giữa các ký tự tab là 0,5inch = 1,27cm tính từ lề trái của trang 11/10/2022 16 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng Tabs Đặt Tab Chọn kiểu Tab tại vị trí giao nhau giữa thước ngang và thước dọc Click vào vị trí muốn đặt Tab trên thanh thước ngang Xóa bỏ Tab Click chọn tab Kéo thả ra ngoài thanh thước ngang Thay đổi vị trí Tab Click chọn tab Di chuyển Tab trên thanh thước ngang 11/10/2022 17 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Hộp thoại Tabs ( Format Tabs ) Vị trí đặt Tab Giá trị mặc định của Tab Kiểu Tab Ký tự lấp đầy khoảng trống do Tab tạo ra 11/10/2022 18 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Kiểu Tab (Alignment) 11/10/2022 19 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Bullets and Numbering 11/10/2022 20 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Bullets and Numbering Định dạng Cách 1: Sử dụng hộp thoại ( Format  Bullets and Numbering ) Cách 2: Sử dụng nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ định dạng Bỏ định dạng Chọn phần văn bản Click nút lệnh tương ứng 11/10/2022 21 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng cột (Columns) Mỗi trang/đoạn văn bản có thể phân chia thành nhiều cột Tạo dạng cột Chọn đoạn văn bản muốn tạo cột Chọn Format  Columns Chọn số cột , độ rộng cột Click Line between nếu muốn tạo đường phân cách cho các cột Ngắt văn bản qua cột : Ctrl+Shift+Enter 11/10/2022 22 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng cột (Columns) 11/10/2022 23 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Borders and Shading Nhập và chọn đoạn văn muốn tạo khung viền hoặc tô bóng Chọn Format  Borders and Shading Tạo khung viền Chọn thẻ Borders Chọn kiểu khung và kiểu đường viền ở mục Setting Tăng khoảng cách giữa đường viền và văn bản : sử dụng hộp Options Tô bóng Chọn thẻ Shading Thay đổi các giá trị về màu sắc , mẫu tô Hủy bỏ khung viền và tô bóng Chọn khối văn bản Chọn Format  Borders and Shading Chọn giá trị None ở các mục 11/10/2022 24 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Borders and Shading 11/10/2022 25 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tổng quan Tạo và làm việc với bảng Sử dụng menu Table Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders ( View  Toolbars  Tables and Borders ) Các nhóm lệnh làm việc với bảng Tạo bảng , căn chỉnh độ rộng của các hàng và cột ; Thay đổi cấu trúc bảng : chèn , xóa , tách hoặc gộp các ô, hàng và cột ; Trình bày bảng ; Tính toán trên bảng ; Sắp xếp dữ liệu trong bảng ; 11/10/2022 26 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tạo bảng Cách 1: Chọn Table  Insert  Table Cách 2: Sử dụng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn Cách 3: Sử dụng nút lệnh Draw Table trên thanh công cụ Tables and Borders 11/10/2022 27 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Chọn thành phần của bảng Muốn thao tác với phần nào trong bảng , trước tiên phải chọn (hay đánh dấu ) phần đó Cách 1 : Dùng lệnh Table  Select , rồi chọn tiếp Cell , Row , Column hay Table Cách 2 : Chọn trực tiếp : Chọn một ô: click chuột vào cạnh trái của nó Chọn một hàng : click chuột bên trái hàng đó Chọn một cột : click chuột tại đường viền trên của ô trên cùng trong cột đó ( khi con trỏ chuột có hình  ) Chọn toàn bảng : click chuột tại đỉnh góc trên trái của bảng ( khi con trỏ chuột có hình ) 11/10/2022 28 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Thay đổi kích thước của hàng/cột Cách 1: Đưa con trỏ chuột vào đường viền của cột (hay hàng ) cần thay đổi cho đến khi con trỏ có dạng hoặc Kéo thả chuột để thay đổi kích thước Cách 2: Dùng chuột kéo thả các nút và trên thước ngang và dọc . 11/10/2022 29 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Chèn/xóa ô, hàng , cột Chèn Chọn ô/hàng/cột nằm bên cạnh đối tượng tương ứng cần chèn Dùng lệnh Table  Insert rồi chỉ rõ vị trí của đối tượng sẽ chèn Xóa Chọn ô/hàng/cột thuộc đối tượng sẽ xóa Dùng lệnh Table  Delete rồi chỉ rõ đối tượng cần xóa 11/10/2022 30 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tách/gộp ô Tách một ô thành nhiều ô Chọn ô cần tách Sử dụng lệnh Table  Split Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and Borders Nhập số hàng và số cột cần tách trong hộp thoại . Gộp nhiều ô thành một ô Chọn các ô ( liền nhau ) Sử dụng lệnh Table  Merge Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and Borders 11/10/2022 31 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Định dạng văn bản trong ô Văn bản bên trong ô được định dạng như văn bản thông thường Định dạng lề Chọn các ô cần định dạng R-Click lên vùng bôi đen , chọn Cell Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định dạng Định dạng hướng văn bản Chọn ô cần định dạng hướng văn bản R-Click lên vùng bôi đen , chọn Text Direction , rồi chọn hướng văn bản trong mục Orientation 11/10/2022 32 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tô nền , kẻ đường viền Chọn các ô cần tô nền hay đặt viền Chọn Format  Borders and Shading Hộp thoại Border and Shading xuất hiện cho phép kẻ viền , tô nền ( mục 3.7) 11/10/2022 33 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tính toán trên bảng Địa chỉ của các ô trên bảng 11/10/2022 34 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Các bước thực hiện tính toán Đặt con trỏ vào ô chứa kết quả tính toán Chỉ ra công thức tính toán Liệt kê địa chỉ các ô tham gia vào tính toán 11/10/2022 35 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Công thức tính toán Word cung cấp các công thức thông dụng trong menu Table  Formula Để phân biệt với dữ liệu , các công thức có dấu “=” ở phía trước . =SUM(diachi1,diachi2,, diachiN ): tính tổng các ô có địa chỉ được chỉ ra =AVERAGE(diachi1,diachi2,, diachiN ): tính trung bình cộng Sử dụng từ khóa LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW để tính các ô bên trái , phải , phía trên , dưới của ô kết quả =SUM(ABOVE): tổng các ô nằm cùng cột phía trên ô kết quả =AVERAGE(LEFT): trung bình cộng các ô nằm cùng hàng và bên trái ô kết quả 11/10/2022 36 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Công thức tính toán Có thể tính toán trực tiếp bằng cách chèn mã trường và tự nhập công thức tính toán Các phím sử dụng : Ctrl+F9 : chèn vào vị trí hiện thời một mã trường ( là cặp {} được tô xám ) Shift+F9 : bật/tắt hiển thị mã trường hay kết quả F9 : cập nhật việc tính toán nếu có thay đổi số liệu sau khi đã tính toán Các phép tính thông thường : +, -, *, /, % 11/10/2022 37 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Sắp xếp dữ liệu trong bảng Đặt con trỏ văn bản vào trong bảng Chọn Table  Sort để mở hộp thoại Sort Chọn thông tin muốn sắp xếp trong các mục Sort by, Then by 11/10/2022 38 Kỹ thuật soạn thảo văn bản