Bài giảng Hướng dẫn sử dụng microsoft powerpoint 2003

MICROSOFT POWERPOINT 2003 Hướng dẫn soạn giáo án điện tử toàn tập (A-Z) * Tài liệu ST NỘI DUNG TRÌNH BÀY In ấn 5 Giới thiệu Microsoft PowerPoint 2003 1 Xây dựng bài trình diễn 2 Định dạng bài trình diễn 3 Hiệu ứng trình diễn 4 * PHẦN A: GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003 Giới thiệu chung về Microsoft PowerPoint 2003 Khởi động chương trình Giao diện Microsoft PowerPoint 2003 * * PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 Giới thiệu chung: PowerPoint 2003 là một chương trình ứng dụng để tạo các bài trình diễn (Presentation) bằng một hoặc nhiều phiên (Slide), chứa nội dung là chữ, biểu đồ, hình ảnh…Chương trình này thuộc bộ Office 2003 của hãng Microsoft. PowerPoint 2003 có thể: - Tạo nhanh các bài trình diễn. - Trợ giúp xây dựng các bài trình diễn theo ý tưởng từng bước. - Dễ dàng thay đổi kiểu thể hiện để đạt hiệu quả cao nhất. - Có số lượng mẫu tham khảo phong phú. - Giúp thiết kế các bài trình diễn chuyên nghiệp… * 2. Khởi động Microsoft PowerPoint 2003: Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2003 hoặc biểu tượng trên màn hình PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 * 3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 Hệ thống thanh công cụ Danh sách các Slide đã được tạo Thanh tác vụ giúp việc soạn thảo nhanh chóng Hộp ghi chú Tính năng Trình diễn Hiển thị Task Pane: Menu  View  Task Pane (Ctrl + F1) Vùng soạn thảo PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 * * Tạo lập một bài trình diễn 2. Các thao tác trên Slide 3. Tạo kết nối với tập tin PHẦN II: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): Presentation: là tập tin tập hợp các Slide trong đó có các màn hình trình diễn tạo được như các tờ rơi, tờ quảng cáo, màn hình trình chiếu các báo cáo, tham luận… PowerPoint cho phép tạo ra một tài liệu mới theo 2 cách: Không dùng Mẫu (Sử dụng Blank Slides): * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt) 2. Dùng Mẫu (Design Template): Để tạo một bài trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp những bản thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào các bản trình diễn, bản thiết kế thành một đối tượng hoàn chỉnh. Chọn From design template trong ô New Presentation PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN 3. Lưu bài trình diễn: Lưu với các định dạng khác: Trong Hộp thoại Save As, chọn Save as type là: Web Page (*.htm) : lưu tập tin thành trang web. Design Template (*.pot) : lưu tập tin thành trang mẫu, có thể áp dụng cho các tập tin soạn thảo sau này. PowerPoint Show (*.pps) : tạo tập tin trình diễn, xem trên bất kỳ máy tính nào (không cần cài đặt PowerPoint). I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt) * Từ menu File  Save (hoặc phím F12) để lưu tập tin. (Tập tin PowerPoint có phần mở rộng là *.ppt) * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 1. Chèn Header and Footer (Đầu trang và Chân trang): Từ menu chọn View  Header and Footer - Chọn Date and time  chọn Update automatically (thêm ngày hiện tại); nếu chọn Fixed: nhập ngày tháng năm tùy ý. VD: 12/12/2005 - Chọn Slide number: thêm số trang. Tab Slide Apply to All: áp dụng cho các slide| Apply: áp dụng cho slide hiện h (tương tự đối với Notes and Handouts) 2. Chèn Notes (chú thích) vào Slide: Từ menu View chọn Notes Pane: thêm chú thích vào Slide để trình bày được rõ hơn. Hoặc thêm trực tiếp vào * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 3. Sắp xếp các Slide: Tab Slides (phía bên trái của màn hình soạn thảo): có thể thay đổi vị trí của từng Slide bằng cách chọn Slide cần thay đổi, giữ chuột và kéo xuống vị trí cần phải đổi chỗ. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 4. Chèn slide mới: - Từ menu Insert, kích vào New Slide. - Hoặc kích vào biểu tượng New Slide trên thanh công cụ Formatting. Thêm một bản sao Slide Từ menu Insert, kích vào Duplicate Slide * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 5. Sao chép và dán Slide: Có thể sao chép và dán các slide trong phần Normal View với Tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter. Tab Slides Tab Outline Slide Sorter View Chọn Slide cần sao chép (Ctrl + C)  di chuyển và dán vào nơi thích hợp (Ctrl + V) * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * Company Logo 6. Xóa Slide: Trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc Slide Sorter View. Tab Slides Tab Outline Slide Sorter View - Chọn Slide cần xóa, nhấn Delete hoặc Ctrl + X - Vào menu Edit  Delete slide * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 7. Chèn các ký tự đặc biệt: Từ menu Insert  Symbol(Chú ý: vào 1 textbox rồi chọn Insert Symbol, nếu không nút lệnh Symbol sẽ bị ẩn.) PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 8. Đánh số tự động (Bullets and Numbering): Từ menu Format  Bullets and Numbering hoặc chọn vào biểu tượng trên màn hình. Click chọn Customize để tạo bullets theo ý muốn. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 10. Chèn File khác vào File hiện hành: - Chọn vị trí cần chèn File. - Từ menu Insert  chọn Slides from Files, xuất hiện khung thoại Slide Finder chứa các lệnh hỗ trợ cho việc truy tìm các tập tin cần chèn vào trang hiện hành. Bằng cách nhấn vào nút Browse và chọn File tương ứng. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 11. Chèn hình ảnh vào Slide hiện hành: Từ menu Insert  Picture  Clip Art hoặc From File. Clip Art Insert Picture From File Chọn Organize clips để thêm hình… PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * Company Logo 13. Chèn âm thanh: - Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds. - Chọn Sound from File. - Chọn đường dẫn tới File âm thanh đó. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 14. Chèn Video clip: - Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds - Chọn Movie from File. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 15. Chèn hình vẽ vào Slide: Vào menu View  Toolbars Drawing (nếu chưa hiển thị) Chọn biểu tượng Autoshape để vẽ đối tượng Phím Shift + hình chữ nhật = hình vuông | Shift + hình bầu dục = hình tròn * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): tô màu đối tượng Vẽ một hình  Kích chuột phải  chọn Format AutoShape. Fill: tô màu đối tượng Line: tô đường viền * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): nhóm các đối tượng Vẽ các đối tượng  Click chuột phải  Grouping  Group. Group: nhóm các đối tượng Ungroup: rã nhóm đối tượng Regroup: nhóm lại các đối tượng sau khi rã nhóm để chỉnh sửa Hoặc chọn Draw trên thanh công cụ Drawing Để chọn nhiều hình ta bấm giữ Ctrl – và hình cần chọn PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): sắp xếp các đối tượng Trong đó: Bring to Front:: sắp xếp ra trước. Send to Back: sắp xếp ra sau. Bring Fordward: sắp xếp ra trước 1 đối tượng. Send Backward: sắp xếp ra sau 1 đối tượng. Chọn đối tượng cần sắp xếp  click chuột phải  Order. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 16. Tạo chữ nghệ thuật: - Chọn Insert  Picture  WordArt, chọn kiểu trình bày trong danh mục và nhấn phím OK. - Xoá dòng chữ Your Text Here, thay thế nội dung muốn trình bày và có thể thay đổi font chữ, cỡ chữ… * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: * 17. Tạo bảng biểu: Từ menu Insert  Table Table Số cột Số hàng Trộn ô: bôi đen các ô cần trộn  Click chuột phải  Merge Cells. Insert rows: chèn hàng. Delete rows: xóa hàng. Borders and Fill: tạo đường viền và tô màu cho bảng. Thao tác với Table PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 18. Tạo biểu đồ: Từ menu Insert  Chart - Muốn thay thế số liệu mẫu, kích vào ô trong bảng số liệu và nhập số liệu mới. - Muốn trở về Slide hiện hành, kích vào vùng trống bên ngoài khung biểu đồ. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN III. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: 1. Kết nối với tập tin hoặc trang Web: * Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối. Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặc trên thanh công cụ. Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Existing File or Web Page  Current Folder để chỉ đến file liên kết. * PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN III. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối. Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặc trên thanh công cụ. Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Place in this Document (Tạo đối tượng kết nối với Slide trong bài trình diễn hiện hành.) Chọn Slide cần liên kết Nhấn OK. 2. Kết nối các Slides trong bài trình diễn hiện hành: Tìm hiểu menu Format Thiết kế theo mẫu Thay đổi màu nền Slide * PHẦN III ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 1. Định dạng về font chữ: - Từ menu Format  Font I. MENU FORMAT: Chứa các lệnh hỗ trợ cho việc định dạng và gán các thuộc tính trình bày cần thiết vào các đối tượng đã chọn trong văn bản hiện hành. Chọn font chữ, cỡ chữ (Font Size), các hiệu ứng, màu sắc… Chú ý: Khi chọn font chữ mặc định thì tất cả các đối tượng (textbox, hình ảnh…) thêm vào Slide sẽ sử dụng font chữ này. * PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 3. Căn lề văn bản: (Alignment) I. MENU FORMAT: Chọn nội dung cần canh lề Menu Format  Alignment Align Left: canh trái Center: canh giữa Align Right: canh phải Justify: canh đều hai bên * PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 1. Slide Design: II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: Là những mẫu (templates) thiết kế sẵn. Chọn một mẫu phía bên phải màn hình, mẫu này sẽ xuất hiện trong màn hình soạn thảo. Nhập nội dung vào phần soạn thảo. - Từ menu Format  chọn Slide Design. * * PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 2. Slide Design – Color Schemes II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: - Color Schemes có thể thêm hoặc đổi màu của bản trình diễn bao gồm màu nền slide, màu tiêu đề và thân văn bản, màu nền ô và màu liên kết.  Khi chọn một mẫu thiết kế có sẵn trong Design Template thì luôn có màu phối hợp sẵn được áp dụng cho trình chiếu đó. Mỗi mẫu thiết kế đều có thể phối hợp lại màu nếu thấy cần thiết. - Từ menu Format  Slide Design, chọn Color Schemes. PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 3. Slide Layout: II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: - Slide Layout là cách bố trí các đối tượng, chứa các bản thiết kế mẫu gồm tiêu đề, nội dung bảng thiết kế như bảng tính, hình ảnh, bảng biểu,… - Chọn các mẫu thiết kế sẵn ở khung cửa sổ Slide Layout nằm bên phải cửa sổ soạn thảo. - Từ menu Format  chọn Slide Layout * PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN III. THAY ĐỔI MÀU NỀN SLIDE: - Có thể thay đổi màu nền hoặc phần thiết kế nền trên tất cả các bản thiết kế, trang ghi chú. Ngoài việc thay đổi nền có thể thêm hoa văn, độ bóng, hình ảnh… - Từ menu Format chọn Background - Chọn màu thích hợp - Chọn Apply * Một số hiệu ứng khi trình diễn Trình diễn Slide * PHẦN IV hiÖu øng tr×nh diÔn PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1. Sử dụng Slide Transition: - Tạo hiệu ứng khi chuyển sang Slide khác. - Chuyển sang chế độ Slide Sorter View: vào menu View  Slide Sorter hoặc biểu tượng * PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1. Sử dụng Slide Transition (tt): Chọn một hay nhiều Slide cùng lúc. Từ menu Slide Show  chọn Slide Transition. Trong danh sách Apply to Selected Slides (bên phải cửa sổ soạn thảo), chọn hiệu ứng thích hợp. * Muốn chọn nhiều Slide cùng một lúc thì click chọn một Slide, giữ phím Ctrl + click chọn các Slide khác. Không chọn hiệu ứng. Chọn tốc độ khi trình diễn. Thêm âm thanh. . Nhấp chuột để chuyển sang hiệu ứng khác. . Quy định thời gian chuyển hiệu ứng tự động. . . PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide: Chọn 1 hay nhiều đối tượng cùng lúc Từ menu Slide Show  Custom Animation * Company Logo PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):  Hiệu ứng lúc xuất hiện (Entrance)  Hiệu ứng biến mất (Exit)  Hiệu ứng nhấn mạnh lúc đã xuất hiện  Hiệu ứng di chuyển theo quỹ đạo * PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt): * Khi chọn hiệu ứng cho 1 đối tượng thì sẽ xuất hiện hiệu ứng trong ô danh sách. Muốn thay đổi hiệu ứng thì: Click chọn 1 hay nhiều hiệu ứng Nút Change: thay đổi hiệu ứng khác Ô Start: thay đổi kiểu ra lệnh Ô Speed: thay đổi tốc độ Nút Remove (hoặc phím DEL): xóa hiệu ứng Nút Re-Order: thay đổi trình tự hiệu ứng Nút Play: xem trình diễn (trong màn hình soạn thảo) I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt): * a. EFFECT OPTIONS: (tùy chọn hiệu ứng) Muốn thiết kế hay thay đổi các chi tiết khác của hiệu ứng đang áp dụng thì: click chuột vào đối tượng cần thay đổi Sound: thêm âm thanh cho hiệu ứng After Animation: hiệu ứng phụ xảy ra lúc thực hiện xong hiệu ứng chính. Kích hoạt hiệu ứng Thời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứng Cho biết thời gian trình diễn xong hiệu ứng Số lần lặp lại của hiệu ứng * 1. Trình diễn Slide: Từ menu Slide Show  chọn View Show (hoặc F5) để xem trình diễn. Nhấn Esc để thoát phần trình diễn, trở về màn hình soạn thảo. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN II. TRÌNH DIỄN SLIDE: 2. Trình diễn Slide liên tục: 1 2 3 Từ menu Slide Show  Slide Transition, chọn Automatically after, nhập thời gian trình diễn tự động  Chọn Apply to All Slides. Từ menu Slide Show  Set Up Show  chọn Loop continuously until ‘Esc’. * II. TRÌNH DIỄN SLIDE: 3. Sử dụng Pen Color: để nhấn mạnh trong khi trình diễn. Lưu ý: Sử dụng Pen Color khi: Đang ở chế độ trình diễn Click chuột phải  Pointer Options  chọn loại viết thích hợp. * PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN Thiết lập và xem trước khi in In các Slide * PHẦN V: IN ẤN PHẦN 5: IN ẤN I. Thiết lập và xem trước khi in Từ menu chọn File  Page Setup * Từ menu File  Print Preview III. PRINT (in các Slides): Từ menu File  Print (hoặc Ctrl + P) Trong Print range (phạm vi in): All (in tất cả), Current slide (in slide hiện tại), Slides (in các slide theo ý muốn. VD: 1, 3-5: in slide 1, slide từ 3 đến 5). PHẦN 5: IN ẤN * III. PRINT (in các Slide): (tt) Trong mục Print What có thể chọn: + Outline: In tất cả các ký tự trong khung hoặc chỉ in các chủ đề theo chiều ngang hoặc dọc. + Notes pages: In các ghi chú và nội dung của slide. + Handouts: chọn nhiều thành phần trước khi in, có thể chọn in từ 1-9 slide trên cùng 1 trang giấy. Frame slides: in Slide có khung PHẦN 5: IN ẤN *