Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÀI GIẢNG: Tổng cộng: 03 tiết (LT: 03 + TH: 0 + KT: 0) Giảng viên: Thi Hồng Tuấn Khoa: Kế toán – Tài chính Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4 Các khái niệm cơ bản 1 2 3 5 Mã hoá thông tin Hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thông tin quản lý Vai trò của hệ thống thông tin quản lý 6 Chu kỳ sống của hệ thống thông tin quản lý Về kiến thức: Cung cấp cho sinh viên một số khái niệm cơ bản về dữ liệu, mã hoá dữ liệu, thông tin, hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin quản lý. Về kỹ năng: Nắm được cơ bản những tác động, ảnh hưởng của hệ thống thông tin đối với quá trình quản lý doanh nghiệp Mục tiêu của bài học Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Dữ liệu: Những ký hiệu, biểu tượng, ... phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống được cảm nhận bởi các giác quan con người và có thể được thu thập, xử lý bởi các phương tiện truyền thông. Được cho bởi các giá trị mô tả, hiện tượng cụ thể. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin: Là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Con người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. Quá trình biến đổi dữ liệu thành thông tin: 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các dạng thông tin: Thông tin viết: có thể có cấu trúc hoặc không. Thông tin nói: phi hình thức và khó xử lý. Thông tin hình ảnh Mội số dạng thông tin khác được cảm nhận bằng các giác quan của con người. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin kinh tế: Tồn tại và vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức, doanh nghiệp nhằm phản ánh tình hình kinh tế của các chủ thể đó. Đóng vai trò quan trọng trong điều hành tổ chức. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đặc tính của thông tin: Độ tin cậy. Tính đầy đủ. Tính thích hợp, dể hiểu, dễ xử lý Tính an toàn Tính kịp thời 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các dạng của thông tin: Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các dạng của thông tin: Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các dạng của thông tin: Thông tin tác nghiệp: sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. 1. Các khái niệm cơ bản Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các dạng thông tin theo cấp quản lý: Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Các khái niệm cơ bản Khái niệm: Là tên viết tắt theo quy ước Là hình thức chuẩn hóa để phân loại dữ liệu phục vụ cho mục đích lưu trữ, tìm kiếm, xử lý thông tin một cách bảo mật, an toàn trong các hệ thống xử lý bằng máy tính. 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Yêu cầu mã hoá Không nhập nhằng: thể hiện ánh xạ 1-1 giữa mã hóa và giải mã rõ ràng và duy nhất. Thích ứng với phương thức sử dụng: dể hiểu, dễ giải mã (khi có khóa), có cú pháp chặt chẽ. Có khả năng mở rộng mã: xen vào giữa hoặc thêm vào cuối, tránh tình trạng “bùng nổ” mã Ngắn gọn, giảm kích cỡ mã -> mâu thuẫn với mở rộng mã Có tính gợi ý: thể hiện tính ngữ nghĩa Tối thiểu hóa sai sót và giảm tính dư thừa 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các kiểu mã hoá Mã hóa liên tiếp (serial coding) Dùng các số nguyên liên tiếp để mã hóa Dùng để đánh số thứ tự trong danh sách Ưu điểm: đơn giản, dễ thêm vào phía sau Hạn chế: không xen được, thiếu tính gợi ý, không phân nhóm, phải dùng bảng quy ước. Ví dụ: 001,002, ....., 100, .... 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các kiểu mã hoá Mã hóa theo lát (range coding) Dùng các số nguyên liên tiếp để mã hóa Phân lát cho từng loại đối tượng, trong mỗi lát dùng mã liên tiếp Ưu điểm: đơn giản, có thể mở rộng và xen thêm Hạn chế: vẫn dùng bảng quy ước Ví dụ: 0001 ... 0999: các thiết bị kim loại 1000 .... 1999: các thiết bị gỗ 2000 .... 2999: các thiết bị nhựa 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các kiểu mã hoá Mã hóa phân đoạn Mã được phân thành nhiều đoạn, mỗi đoạn mang một ý nghĩa riêng Ưu điểm: không nhập nhằng, có thể mở rộng và xen thêm, dễ thiết lập các phương thức kiểm tra gián tiếp Hạn chế: mã quá dài nên thủ tục mã hóa nặng nề, không cố định và có thể bị bão hòa mà Ví dụ: biển số xe máy: 43 A1 2010; 43 E1 4037; 43R 1958, ... 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các kiểu mã hoá Mã hóa phân cấp Các đối tượng được mã hóa theo chế độ phân cấp các chi tiết nhỏ dần. Ưu điểm: không nhập nhằng, có thể mở rộng và xen thêm, dễ thiết lập các phương thức kiểm tra gián tiếp, việc tìm kiếm mã dễ dàng Hạn chế: mã quá dài nên thủ tục mã hóa nặng nề, không cố định và có thể bị bão hòa mã. Ví dụ: Chương I I.1 Bài 1 I.1.1 Mục 1 I.1.2 Mục 2 I.2 Bài 2 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các kiểu mã hoá Mã hóa diễn nghĩa Gán một tên ngắn gọn nhưng dễ hiểu cho đối tượng. Ưu điểm: tiện dùng cho xử lý thủ công Hạn chế: không giải mã được bằng máy tính Ví dụ: tên quy ước trong quyển sinh phân theo trường CMS; DDA, DDT, ... 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chú ý Nghiên cứu kỹ việc sử dụng mã sau này Nghiên cứu số lượng đối tượng được mã hóa để định trước sự phát triển, tránh tình trạng bùng nổ mã. Nghiên cứu sự phân bố thống kê các đối tượng để phân bố theo lớp. Tìm xem có những mã nào đã áp dụng cho các đối tượng này để kế thừa (tính kế thừa) Thỏa thuận với người sử dụng cách mã hóa Thử nghiệm trước khi xử lý để có điều chỉnh kịp thời ... 2. Mã hoá thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống: Tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. 3. Hệ thống thông tin quản lý Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống: 3. Hệ thống thông tin quản lý Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống thông tin: Một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông. Được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người đưa ra các quyết định trong tổ chức. Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống tình báo Hệ thống ghi chép nội bộ Hệ thống nghiên cứu, xử lý thông tin Hệ thống hỗ trợ quyết định Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thông tin quản lý: Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý Các nguồn thông tin quản lý: Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài của tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v... Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý Vai trò của CNTT trong hệ thống thông tin quản lý: Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin. Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3. Hệ thống thông tin quản lý 3. Hệ thống thông tin quản lý Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Phân loại theo mục đích phục vụ và đầu ra của thông tin Hệ xử lý dữ liệu (DPS – Data Processing System) Hệ thông tin quản lý (MIS – Management Information System) Hệ hỗ trợ quyết định (DSS – Decision Support System) Hệ chuyên gia (ES – Expert System) Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System) Hệ hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4 . Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo thức năng nghiệp vụ Hệ thống thông tin tài chính, kế toán Hệ thống thông tin marketing Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Hệ thống thông tin văn phòng Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4 . Phân loại hệ thống thông tin quản lý Vai trò Hỗ trợ DN cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình NVKD, ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc => tăng vị thế cạnh tranh. Cập nhật thông tin nhanh thông qua hệ thống mạng Internet Tăng tốc độ xử lý dữ liệu, tăng khả năng lưu trữ, khai thác, tìm kiếm. Hệ thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 5 . Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin Nhiệm vụ Trao đổi thông tin với môi trường ngoài Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 5 . Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin Sinh thành Phát triển Khai thác Thoái hoá Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6 . Chu kỳ sống của hệ thống thông tin Tiến trình phát triển một hệ thống thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6 . Chu kỳ sống của hệ thống thông tin Tiến trình phát triển một hệ thống thông tin Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6 . Chu kỳ sống của hệ thống thông tin Q&A Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ