Hướng dẫn Cài Office 2003 và Office 2007 cùng trên một máy

 Cài Office 2003 và Office 2007 cùng trên một máy Đây là cách cài :- Đầu tiên bạn cài office 2003 vào (nếu có rồi thì khỏi làm bước này)- Kế đến là bạn chuẩn bị một cái đĩa (hay file setup) office 2007, sau đó thực hiện những bườc này:+ Trước hết, tạo mới một folder bất kỳ trong thư mục Program Files của ổ đĩa C, ví dụ: Office07. Đưa đĩa cài đặt Office vào ổ đĩa của máy, trình Autorun sẽ tự chạy. Sau khi phân tích thấy trên máy đã có sẵn bộ OF 2003, tự động sẽ có một bảng thông báo mời bạn chọn Upgrade (nâng cấp) hay Customize (Tùy chọn). Hãy chọn Customize.+ Ở bảng tiếp theo, thẻ Upgrade, đánh dấu chọn Keep all previous versions. Sau đó chuyển sang thẻ File Location, bấm nút Browse để chọn thư mục lúc nãy đã tạo trong bước 1 (Office07). Chuyển sang thẻ User Infomations, điền các thông tin cần thiết. Bấm Install Now ở góc phải bên dưới để bắt đầu cài đặt.+ Khi quá trình cài đặt hoàn tất, bấm nút Close để kết thúc. Thực hiện xong bước trên là máy của bạn đã có cả hai cái office.- Chú ý : Cài chung cả hai cái dễ xảy ra xung đột, sau đây là cách khắc phục xung đột :+ Vào Start => Run , gõ Regedit. Tìm đến khóa HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOff… và HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOff… + Sau đó vào New => DWORD Value với tên ‘NoRereg’ , thiết lập giá trị là 1Lưu ý : Nếu bạn tạo giá trị này ở cá hai phiên bản, thì file *.docx được mở bởi Word 2007 , *.doc được mở bởi Word 2003. Nếu bạn tạo giá trị ở HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOff… , cả 2 dạng file sẽ được mở bởi Word 2007.Tương tự với Excel bạn tìm đến khóa ...ExcelOptions rồi thực hiện như trênTương tự với PowerPoint bạn tìm đến khóa ...PowerPointOptions rồi thực hiện như trên. Mở cả office 2003 và 2007 Ngay từ sau khi phát hành Office 2007, Microsoft đã giúp khắc phục sự cố tương thích này bằng cách đưa ra một công cụ tương thích miễn phí Microsoft Office Compatibility Pack để bổ sung khả năng hỗ trợ các định dạng Office mới cho các phiên bản Office từ 2003 trở về trước. Ngặt một cái, không phải ai cũng quan tâm hay biết tới cái giải pháp này.Vì thế, giải pháp khả thi nhất khi muốn các văn bản Office mà bạn soạn thảo có thể đọc được trên bất cứ máy tính nào, dù cũ hay mới, là bạn lưu file với định dạng cũ (Office 97/2003). Cũng như với các phiên bản Office trước đó, các phiên bản Office 2007 trở đi đều cho phép bạn chọn định dạng file để lưu, trong đó có Office 97-2003 Document, gọi là chế độ tương thích Compatibility Mode.Sau khi soạn thảo xong văn bản ở Office 2007/2010, thay vì chọn Save (nó sẽ tự động save theo định dạng mặc định là văn bản Office 2007/2010) trên thẻ File, bạn chọn mục Save As.  Trên màn hình Save As, bạn đặt tên file rồi click chuột lên nút mũi tên cuối hộp Save as type và chọn trong danh sách định dạngWord 97-2003 Document. (Lưu ý coi chừng nhầm với định dạng Word 97-2003 Template). Ở đây tôi minh họa bằng Word 2010, với các công cụ Office khác, thao tác cũng tương tự.  Nhưng thao tác này chỉ thích hợp khi lâu lâu bạn mới lưu file theo định dạng cũ. Còn nếu phải thường xuyện dùng định dạng Office 97/2003, bạn nên thiết đặt cho định dạng cũ này trở thành định dạng mặc định (default) để chỉ cần nhấn nút Save bình thường là Office sẽ tự động lưu file với định dạng tương thích.Để làm điều này, bạn click chuột lên thẻ File, chọn mục Options trên danh sách xổ xuống. Trên màn hình Office Options (trong bài này ta dùng Word nên sẽ có Word Options), bạn click chọn mục Save. Ở cột bên phải, trên phần Save documents, bạn click lên nút mũi tên ở cuối hộp Save files in this format (lưu các file với định dạng này), và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. Nhấn nút OK để hoàn tất. Kể từ nay, Office 2007 trở về sau sẽ tự động lưu các tài liệu với định dạng Office 97-2003 có thể mở được ở các máy tính cũ và mới. Cách làm Power Point Show   Power Point Show thường dùng âm thanh để diễn giải hình ảnh, dùng cho việc huấn luyện, diễn giải một đề tài. Thông thường người ta dùng để lồng vào một bản nhạc, cho nên muốn làm Power Point Show cho đạt chất lượng, chúng ta cần hình ảnh cho đẹp, ý nghĩ ảnh phù hợp với lời ca trong bản nhạc. Nhạc chúng ta dùng phải cất dưới dạng wav (wave) và file nhạc này chừng 1.5MB trở xuống mà thôi, còn hình thường chúng ta nên dùng kích cở nhỏ (640X480) toàn bộ chừng 20 hình trở xuống, để cho một file của chúng ta chiếm ít chỗ (spaces), khoảng chừng 5 - 7MB, như thế nếu chúng ta đưa lên mạng, người khác muốn xem phải lấy xuống chừng vài phút, có người lồng nhạc không để ý, bản nhạc chiếm 40MB, muốn lấy xuống máy vi tính trung bình, phải tốn nhiều thời gian từ 10 đến 20 phút, ít người có khiên nhẫn chờ đợi. Dĩ nhiên muốn làm chúng ta phải có Phần mềm Power Point, phần nầy có trong Microsoft Office 2003, 2007 hay 2010. Chúng tôi dùng Power Point (PP) 2007 để chỉ dẫn bước đầu một cách đơn giản, cho dễ hiểu về sau làm quen sẽ tự tìm hiểu sâu rộng hơn. Trước nhất, chúng ta mở Phần mền PP. như hình dưới đây: Chúng ta nhấp chuột vào Click to add title để ghi Tựa vào hình số 1 này. Ví dụ Tựa là Hoa Quỳnh, rồi chúng ta nhấp chuột vào Click to add subtitle để ghi phụ chú, chẳng hạn như Hoa Trắng và Đỏ Nếu không cần phụ chú, chúng ta có thể bỏ Để tránh bị mất File, sau khi làm xong hình 1 chúng ta cần đặt tên chẳng hạn tên là HoaQuynh và cất dưới dạng .pps (Khi Save, chúng ta phải chọn lựa, nếu không nó Save ở dạng ppsx) Mỗi lần chúng ta muốn thêm một tấm ảnh khác, chúng ta lại nhấp chuột vào New Slide ở mục Home (thanh trên Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review, View) màn hình sẽ hiện ra cho ta nhiều mẫu để chọn lựa,   Có thể ta chọn Title and Content như hình sau đây: Hoặc chúng ta chọn một Tựa với hai phần Hình hay Chữ như dưới đây: Thông thường ra, chúng ta chọn Blank (Trống) để chúng ta chỉ bỏ hình còn chữ thêm vào sẽ sử dụng ở phần khác. Xem hình dưới: Giờ đây để thêm hình vào khung 2, chúng ta nhấp chuột vào mục Insert, màn hình sẽ hiện ra, gồm các phần ở thanh bên dưới như: Table, Illustration, Links, Text, Media Clip Nhấp chuột vào Picture, một màn hình khác sẽ hiện ra Folder Picture trong Computer của chúng ta để chúng ta chọn hình (nếu hình ở Folder khác, chẳng hạn như ở Download hay Document, chúng ta nhấp chuột vào Folder đó để có hình), chọn đúng hình nào, chúng ta nhấp chuột hai lần vào tấm hình (hoăc nhấp chuột một lần rồi nhấp chuột vào ô Open ở góc phải bên dưới), hình ấy đồng thời sẽ hiện vào khung 2 bên tay trái và khung chính ở giữa.   Ví dụ chúng ta chọn hình hoa quỳnh trắng CIMG1917.jpg. Đưa chuột vào hình hoa quỳnh trắng CIMG1917.jpg nhấp chuột hai lần liến tiếp, hình sẽ hiện ra ở khung 2 bên trái và ở khung chính. Muốn cho hình đó hiện ra trong khung như thế nào, hình chữ nhật, vuông, tròn, hình thuẩn, bình hành …. Chúng ta thấy trong màn hình này trong khung Picture Style có 3 tấm ảnh, bên tay phải 3 tấm ảnh có 3 mũi tên, bên phải 3 mũi tên có 3 khung: Picture shape, Picture Border, Pictures Effects. Ta nhấp chuột vào mũi tên dưới cùng, màn hình sẽ hiện ra cho ta nhiều chọn lựa khuôn hình sẽ hiện ra. Ví dụ chúng ta chọn kiểu sau đây. Khung hình là như vậy, nhưng chúng ta có thể chọn cách thức khung hình hiện ra như thế nào, chẳng hạn từ trên hạ xuống, từ dưới trồi lên, từ phải chạy qua trái, từ trái chạy qua phải … bằng cách nhấp chuột vào mục Animations (chuyển động gồm có hình, chữ và nhạc), màn hình sẽ hiện ra Có ba khung: Preview, Animation, Transition to This Slide. Khung Animation có 2 tiểu mục Animate và Custom animation. Animate có 5 chọn lựa: No animation (hình sẽ hiện ra y như vậy), Fade, Wipe, Fly in và Custom Animation cũng y như mục Custom Animation. Nếu ta chọn (No Animation) hay, Fade, Wipe, Fly in thì đơn giản, chỉ chọn vậy là xong. Còn nếu chọn Custom Animation sẽ hiện ra thêm một khung phụ như sau:  Đây là cách mặc định, hình phải nhấp chuột mới hiện ra hình khác, hình sẽ hiện ra từ dưới chạy lên và hiện ra rất nhanh. Chúng ta có thể nhấp chuột vào Remove để bỏ cách này hoặc chúng ta thay đổi: Start: After Previous (hiện ra sau hình trước, không cần nhấp chuột)Direction: From Left (hình chạy từ tay trái vào)Speed: Slow (tốc độ chậm) Chúng ta có thể nhấp chuột vào Remove để hủy bỏ cách trên rồi nhấp chuột vào hình chính để có thể chọn Custom Animation, khung hình phụ sẽ hiện ra, chúng ta nhấp chuột vào Add Effect lại có khung phụ khác hiện ra với: Entrance, Emphasis, Exit, Motion Paths, đây là cách tấm ảnh chạy vào như thế nào, hiện ra như thế nào, hoặc nó biến mất như thế nào hoặc đường hình di chuyển như thế nào (chỉ một lựa chọn mà thôi) Ví dụ ta nhấp chuột vào Entrance, sẽ có khung phụ khác hiện ra cho nhiều chọn lựa cách hình ở ngoài hiện vào khung, ví dụ chúng ta nhấp chuột vào Fly in,màn hình sẽ hiện ra như sau:   Muốn viết chữ lên hình hay chỗ nào trong khung chính, chúng ta trở lại thanh trên, nhấp chuột vào mục Insert, màn hình sẽ hiện ra như sau: Nhấp chuột vào Tex Box, xong đưa chuột vào khung chính để tạo thành một khung viết chữ, chẳng hạn như gõ chữ: Hoa quỳnh trắng như hình dưới: Chúng ta muốn cho hàng chữ này hiện ra như thế nào, lại phải nhấp chuột vào mục Animation để chọn. Kế đó có thể chọn Custom Animation rồi nhấp chuột vàoAdd Effect ở khung phụ, kế tiếp nhấp chuột vào Entrance rồi Expant (cũng có thể nhấp chuột vào Exit rồi Expant) Giờ chúng ta thêm hình khác, như vậy phải trở lại thanh trên, nhấp chuột vào Home, rồi New Slide, kế tiếp Blank, rồi chuyển sang mục Insert để chọn hình ở bất cứ Folder nào trong Computer, để đưa hình vào khung 3. Hình này hiện ra nhỏ. Muốn làm hình nhỏ ra lớn hơn, chúng ta đưa chuột vào hình chính ở một trong 4 góc kéo theo chiều 45 độ cho hình lớn ra mà không bị biến dạng.   Muốn viết chữ lên hình, chúng ta tuần tự nhấp chuột Insert > Test Box có Test Box rồi gõ chữ vào: Hoa quỳnh đỏ. Muốc cho chữ chạy như thế nào lại chuyển sang mục Animation>Custom Animation>Effect>Entrance>Diamond rồi thay đổi: Start: After Previous (With Previous, On Click)Direction: Out (In)Speed: Medium (Very Slow, Slow, Fast tùy ý) Animation còn một chức năng làm cho hình hiện ra như người ta vén màn trên sân khấu có nhiều cách, muốn chọn lựa chúng ta nhấp chuột vào hình tam giác dưới cùng của ba tam giác nằm bên phải 4 hình chữ nhật, sẽ có màn hình hiện ra cho thấy có bao nhiêu loại để chúng ta chọn. Hình một chọn cách trong hình chữ nhật màu vàng. Muốn thêm hình và thêm chữ trong hình chúng ta tuần tự làm như phần trên đã làm. Home>New Slide>Blank>Insert>Picture>IMG_0415.jpg>Insert>Test Box>Quỳnh Sen>Animation> Custom Animation>Add Effect>Entrance>More Affects>Wheel>OK và thay đổi: Start: After Previous Chúng ta có tất cả 4 hình, như vậy đã hoàn tất. Nhưng trong phần Transition to This Slide chúng ta còn phải bỏ nhạc vào, phải chọn cho mỗi hình hiện lên bao nhiêu giây cho phù hợp với lời hát của ca sĩ. Thông thường một bản nhạc sẽ dung cho tất cả hình, vậy trước tiên chúng ta quay lại hình khung số 1 bên tay trái, rồi nhấp chuột vào khung số 1, khung này sẽ hiện ra màu vàng. Ngay ở phía trên hàng chữ Transition to This Slide chúng ta thấy có mấy ô: (No Sound), Fast, Apply To All. Trước nhất bỏ nhạc vào, ta phải dùng file nhạc cất dưới dạng .wav. Chúng ta nhấp chuột vào tam giác ở cuối khung, nó sẽ hiện ra một khung phụ có tên nhiều bản nhạc sẵn có, nếu ta chọn nhạc của ta thì nhìn xuống dưới có Other Sound và ở dưới cùng có Loop Untill Next Sound, nhấp chuột vào ô trước dòng chữ này cho dấu v hiện ra (hoặc không cần nhấp chuột vào cũng được), sau đó nhấp chuột vào Other Sound, nó sẽ hiện ra Folder Misic trong computer của ta, bản nhạc nào muốn bỏ vào pps ta phải bỏ trước vào đây. Chẳng hạn như chúng ta chọn bản nhạc Quynh-Huong.wav, ô dưới ta chọn Medium (cho hình chạy Trung bình), ô dưới khung Apply To All ta để nguyên (nếu ta nhấp chuột vào đây thì mỗi hình bản nhạc sẽ bắt đầu) Sang bên tay phải, khung On Mouse Click, chúng ta nhấp chuột vào dấu v ở trước cho nó biến mất, rồi nhấp chuột vào Automatically After 00:00 (đây là giờ, phút, giây), chúng ta chọn 3 giây, như vậy chúng ta có như hình dưới (Nhìn kỹ những chi tiết vừa nói ở góc trên, tay phải). Xong hình 1, ta sang đến hình 2, nhấp chuột vào khung hình 2 bên tay trái, khung hình 2 biến thành màu vàng, chúng ta thay đổi khung Sound là (No Sound),Speed: Medium bỏ dấu v ở On Mouse Click, thay Automatically After là 00:05 Và cứ tiếp tục làm từ hình một 3, 4 … Sound: (No sound)Speed: Medium hay Slow tùy thíchOn Mouse Click: không có dấu v ở trước khung (vì nếu có dấu v, pps sẽ không chạy)Automatically After: 00:00 thay đổi số lượng giây tùy theo lời hát cho phù hợp hình. Trường hợp ta làm nửa chừng hoặc làm xong, muốn bỏ bớt một hình hay chèn thêm hình vào, giải quyết ra sao? Trước tiên nói về bỏ một hình: Ví dụ muốn bỏ hình ở khung số 2, nhấp chuột vào khung số 2, khung 2 hiện ra màu vàng, nhấp chuột bên tay phải sẽ có một khung nhỏ hiện ra với những chức năng: Cut, Copy, Paste ….     Nhấp chuột vào Cut, hình khung số 2 và khung chính giũa sẽ biến mất, các hình còn lại sẽ tự sắp đặt lại thứ tự  như hình sau đây: Đương nhiên chữ của lời hát trong hình sẽ không còn ăn khớp với lời ca của Ca sĩ, do vậy phải làm lại từng hình một cho lời ca và hình ăn khớp nhau. Trường hợp muốn thêm hình vào: Muốn chèn hình vào ở đâu, chúng ta đưa chuột nhấp vào tấm hình trên. Ví dụ chúng ta muốn chèn một tấm hình vào giữ hình 3 và 4, chúng ta nhấp chuột vào hình 3, hình 3 sẽ đổi màu vàng.  Tiếp theo làm tuần tự : Home> New Slide> chúng ta sẽ có khung hình mới số 4, các hình sau sẽ tự động đổi số. Lưu ý, khi chúng ta chọn khung hình nào hay đang làm việc ở khung hình nào, thì khung hình đó màu vàng. Chúng ta tiếp tục Insert hình, gõ chữ ... và kiểm tra lại cho hình, chữ với âm thanh phù hợp nhau. Muốn sử dụng hình hay nhạc của một Power Point Shows nào, trước tiên chúng ta Save File đó vào trong máy chúng ta, kế đó mở File ấy ra, rồi >Save As>Power Point Show hay Power Point 97-2003 Presentation>Save As Type để có bảng dưới đây: Nhấp chuột vào Web Page (*.htm;*.html) sẽ có màn hình như dưới, ở khung File name chúng ta đặt tên cho File với dạng htm hay html. Ví dụ đặt tên làQuynhHoa.html chúng ta có thể Save nó vào bất cứ Folder nào chúng ta muốn rồi nhấp chuột vào Save Sau khi chúng ta Save, máy sẽ tự động tạo một Folder với Tên chúng ta đã chọn, những hình và âm thanh sẽ thành những file có tên mới là image001.pjg và image002.gif ... còn nhạc có tên là sound001.wav ... Hy vọng mọi người sẽ làm được và sau khi làm được rồi sẽ làm hay hơn, đẹp hơn. Mỗi một Power Point Show là một tác phẩm nghệ thuật, đòi hỏi người làm phải có óc sáng tạo và nghệ thuật. ( * ) - Hoa Quỳnh.pps ( * ) - Phật Giáo Việt Nam Lê Cao Phan ( * ) - Lòng Mẹ Y Vân